PDCA คืออะไร ทำงานอย่างไร ? และตัวอย่างการนำไปใช้ของ Toyota

ปัจจุบันสภาพแวดล้อมทางธุรกิจเปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว เราจึงจำเป็นต้องมีกรอบการทำงาน (Framework) ที่สามารถเข้ามาช่วยให้องค์กรปรับปรุงกระบวนการทำงานได้อย่างต่อเนื่อง หนึ่งใน Framework ดังกล่าวคือ PDCA ย่อมาจาก Plan-Do-Check-Act  ซึ่งเป็นรูปแบบสี่ขั้นตอนที่ช่วยให้องค์กรสามารถบรรลุเป้าหมายได้ ด้วยการทำให้มั่นใจว่าพนักงานหรือบุคคลที่เกี่ยวข้องจะปรับปรุงกระบวนการของตนอย่างสม่ำเสมอ ในบทความนี้ เราจะพูดถึงว่า PDCA คืออะไร ทำงานอย่างไร เหตุใดจึงจำเป็นสำหรับองค์กรในการนำไปใช้ และตัวอย่างการนำไปใช้ PDCA ของ Toyota

PDCA คืออะไร?

PDCA คือวงจรบริหารงานคุณภาพที่ถูกนำเสนอครั้งแรกโดย Dr. W. Edwards Deming นักสถิติชาวอเมริกันในทศวรรษที่ 1950 PDCA ได้รับการออกแบบมาเพื่อช่วยให้องค์กรปรับปรุงกระบวนการและบรรลุเป้าหมายโดยทำตามขั้นตอนง่ายๆ 4 ขั้นตอน: วางแผน ลงมือทำ ตรวจสอบ และปรับปรุง

• แผน (Plan): ขั้นตอนแรกในวงจร PDCA คือการวางแผน ในขั้นตอนนี้ องค์กรจำเป็นต้องระบุปัญหาที่ต้องการแก้ไข กำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ และพัฒนาแผนปฏิบัติการ ขั้นตอนนี้เกี่ยวข้องกับการรวบรวมข้อมูล วิเคราะห์ และใช้เพื่อสร้างแผนการที่จัดการกับปัญหาอย่างมีประสิทธิภาพ
• ทำ (Do): ขั้นตอนที่สองคือการดำเนินการตามแผน ในขั้นตอนนี้ องค์กรจำเป็นต้องนำแผนไปสู่การปฏิบัติโดยดำเนินงานและกิจกรรมที่กำหนดไว้ในแผน ขั้นตอนนี้เกี่ยวข้องกับการทดสอบแผน การติดตามความคืบหน้า และการปรับเปลี่ยนที่จำเป็น
• ตรวจสอบ (Check): ขั้นตอนที่สามคือการตรวจสอบ ในขั้นตอนนี้ องค์กรจำเป็นต้องประเมินผลของแผนและพิจารณาว่าบรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์หรือไม่ ขั้นตอนนี้เกี่ยวข้องกับการวิเคราะห์ข้อมูลที่รวบรวมระหว่างขั้นตอนการดำเนินการและเปรียบเทียบกับผลลัพธ์ที่คาดหวัง
• ปรับปรุง (Act): ขั้นตอนสุดท้ายคือการกระทำ ในขั้นตอนนี้ องค์กรจำเป็นต้องดำเนินการตามผลลัพธ์ของขั้นตอนการตรวจสอบ หากองค์กรบรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ จำเป็นต้องสร้างมาตรฐานกระบวนการใหม่ หากไม่เป็นเช่นนั้น จำเป็นต้องระบุสาเหตุของปัญหา ทำการปรับเปลี่ยนแผน และเริ่มวงจรใหม่อีกครั้ง

PDCA ทำงานอย่างไร?

วงจร PDCA เป็นกระบวนการทำซ้ำที่องค์กรสามารถใช้เพื่อปรับปรุงกระบวนการของตนได้อย่างต่อเนื่อง เมื่อปฏิบัติตาม 4 ขั้นตอน องค์กรสามารถระบุจุดที่ต้องปรับปรุง พัฒนาแผนเพื่อจัดการกับสิ่งเหล่านั้น และดำเนินการตามแผน เมื่อดำเนินการตามแผนแล้ว องค์กรสามารถประเมินผลลัพธ์และทำการปรับเปลี่ยนที่จำเป็นได้ กระบวนการนี้จะเกิดขึ้นซ้ำแล้วซ้ำเล่า โดยแต่ละครั้งจะปรับปรุงกระบวนการจนกว่าจะได้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการ

เหตุใด PDCA จึงจำเป็นสำหรับองค์กร

PDCA เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับองค์กรเพราะช่วยให้บรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ ด้วยการปฏิบัติตามวงจร PDCA องค์กรต่างๆ สามารถระบุส่วนที่ต้องปรับปรุงและพัฒนาแผนเพื่อจัดการกับสิ่งเหล่านั้นได้ แผนนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าองค์กรกำลังทำงานเพื่อบรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์และปรับปรุงกระบวนการอย่างต่อเนื่อง การนำแผนไปใช้ องค์กรสามารถทดสอบและติดตามความคืบหน้า ทำให้สามารถปรับเปลี่ยนที่จำเป็นได้

นอกจากนี้ PDCA ยังให้แนวทางเชิงโครงสร้างแก่องค์กรในการแก้ปัญหา ช่วยให้มั่นใจได้ว่าองค์กรต่างๆ มีความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับปัญหาที่พวกเขากำลังพยายามแก้ไข ขั้นตอนที่จำเป็นต้องใช้ในการแก้ปัญหา และวิธีที่พวกเขาจะประเมินความคืบหน้า แนวทางนี้ช่วยให้องค์กรหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไป เช่น การข้ามไปสู่ข้อสรุปหรือการนำโซลูชันไปใช้โดยไม่ต้องทดสอบก่อน

นอกจากนี้ PDCA ยังส่งเสริมวัฒนธรรมของการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องภายในองค์กร กระตุ้นให้พนักงานระบุจุดที่ต้องปรับปรุงและหาวิธีแก้ปัญหาเพื่อจัดการกับปัญหาเหล่านั้น ด้วยการให้พนักงานมีส่วนร่วมในกระบวนการ องค์กรสามารถใช้ความรู้และความเชี่ยวชาญของตน ซึ่งจะนำไปสู่โซลูชันที่เป็นนวัตกรรมและกระบวนการที่ได้รับการปรับปรุง

ตัวอย่าง PDCA จาก Toyota

ตัวอย่างกรณีการใช้ PDCA ของ Toyota โตโยต้าเป็นตัวอย่างที่รู้จักกันดีของบริษัทที่นำวงจร PDCA มาใช้เพื่อให้เกิดการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง โตโยต้าเป็นที่รู้จักในด้านระบบการผลิต ซึ่งเรียกว่า Toyota Production System (TPS) TPS อิงตามวงจร PDCA และออกแบบมาเพื่อกำจัดของเสีย ลดต้นทุน และปรับปรุงคุณภาพ

• แผน (Plan): โตโยต้าระบุปัญหาและกำหนดเป้าหมายในการปรับปรุง ตัวอย่างเช่น โตโยต้าอาจระบุปัญหาเกี่ยวกับประสิทธิภาพของสายการผลิตและตั้งเป้าหมายที่จะปรับปรุงประสิทธิภาพขึ้น 10%
• ทำ (Do): โตโยต้าดำเนินการตามแผนการปรับปรุง ตัวอย่างเช่น โตโยต้าอาจจัดระเบียบสายการผลิตใหม่ ฝึกอบรมพนักงานเกี่ยวกับกระบวนการใหม่ และตรวจสอบผลลัพธ์ของกระบวนการใหม่
• ตรวจสอบ (Check): โตโยต้าประเมินผลลัพธ์ของกระบวนการใหม่และเปรียบเทียบผลลัพธ์จริงกับผลลัพธ์ที่คาดหวัง ตัวอย่างเช่น โตโยต้าอาจรวบรวมข้อมูลประสิทธิภาพของกระบวนการใหม่และเปรียบเทียบกับประสิทธิภาพของกระบวนการเก่า
• ปรับปรุง (Act): โตโยต้าดำเนินการเพื่อปรับปรุงกระบวนการตามข้อมูลที่รวบรวมในขั้นตอนก่อนหน้า ตัวอย่างเช่น โตโยต้าอาจระบุส่วนที่กระบวนการใหม่สามารถปรับปรุงเพิ่มเติมและพัฒนาแผนใหม่สำหรับการปรับปรุง

วงจร PDCA เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสำหรับองค์กรในการปรับปรุงกระบวนการอย่างต่อเนื่อง ตัวอย่างกรณีการใช้งานจริงของบริษัท เช่น Toyota แสดงให้เห็นถึงพลังของวงจร PDCA ในการปรับปรุงประสิทธิภาพ ลดของเสีย ปรับปรุงคุณภาพ และเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า องค์กรที่ใช้วงจร PDCA สามารถบรรลุการปรับปรุงที่สำคัญในกระบวนการของตน ซึ่งนำไปสู่ความสามารถในการแข่งขันที่เพิ่มขึ้น ความสามารถในการทำกำไร และความพึงพอใจของลูกค้า