5 Whys Analysis คืออะไร ? มีขั้นตอนอย่างไร ? พร้อม 2 ตัวอย่างการคิด

ในโลกที่เต็มไปด้วยความท้าทายและปัญหาที่สลับซับซ้อน การค้นหาสาเหตุที่ซ่อนอยู่นั้นเป็นสิ่งสำคัญยิ่งในการคิดค้นวิธีแก้ปัญหาที่มีประสิทธิภาพ ในบทความนี้เราจึงขอแนะนำวิธีการวิเคราะห์ 5 Whys ซึ่งเป็นเทคนิคง่ายๆ แต่ทรงพลังที่จะกระเทาะปัญหาออกเพื่อเปิดเผยประเด็นหลัก พัฒนาโดย Sakichi Toyoda ผู้ก่อตั้ง Toyota Industries วิธีการนี้ได้กลายเป็นหลักในการแก้ปัญหาในคลังแสงของอุตสาหกรรมต่างๆ ในบทความนี้ เราจะเจาะลึกถึงสาระสำคัญของการวิเคราะห์ 5 Whys การประยุกต์ใช้ และยกตัวอย่างกรณีพื่อแสดงให้เห็นถึงประสิทธิภาพของ 5 Whys

5 Whys Analysis คืออะไร ?

สมมติฐานของการวิเคราะห์ 5 Whys ตรงไปตรงมา เพียงแค่ ถาม “ทำไม” ซ้ำๆ จนกว่าจะระบุสาเหตุของปัญหาได้ เมื่อสอบถามถึงเหตุผลที่อยู่เบื้องหลังคำตอบแต่ละข้อ ผู้ถามจะสามารถเจาะลึกลงไปในชั้นของเหตุและผลจนกว่าจะค้นพบปัญหาต้นตอ วิธีการนี้ดำเนินการบนหลักการที่ว่าปัญหามักจะไม่ได้เกิดขึ้นจากเหตุตรงหน้า แต่มักมีต้นตอเบื้องหลังทำให้ปัญหาเหล่านั้นเกิดขึ้น

ขั้นตอนของการวิเคราะห์ 5 Whys

1. ระบุปัญหา: เริ่มต้นด้วยการกำหนดปัญหาที่คุณต้องการแก้ไขอย่างชัดเจน นี่อาจเป็นปัญหาในการผลิต ข้อผิดพลาดที่เกิดซ้ำ หรือความท้าทายอื่นๆ ที่คุณต้องการแก้ไข
2. ถาม “ทำไม”: ตั้งคำถามว่า “ทำไมจึงเกิดปัญหานี้ขึ้น” และตอบให้ได้ว่า สาเหตุ ที่เกิดขึ้นนั้นเพราะอะไร ..
3. ทำซ้ำขั้นตอน: สำหรับแต่ละคำตอบที่ได้รับในขั้นตอนที่ 2 ให้ถามว่า “ทำไม” อีกครั้ง. สิ่งนี้ควรทำสำหรับแต่ละคำตอบที่ต่อเนื่องกันโดยเจาะลึกเข้าไปในห่วงโซ่สาเหตุ
4. เข้าถึงสาเหตุหลัก: ดำเนินการตามขั้นตอนนี้ซ้ำๆ เป็นไปได้สูงสุด 5 ครั้งหรือจนกว่าคำตอบจะเริ่มทำซ้ำ เป้าหมายคือไปให้ถึงจุดที่ได้ต้นตอปัญหาชัดเจน
5. ลงมือทำ: เมื่อระบุสาเหตุที่แท้จริงได้แล้ว ให้พัฒนาและปรับใช้ทางแก้ไขที่เจาะจงในการแก้ไขต้นตอของปัญหา

ตัวอย่าง 5 Whys : เซิฟเวอร์เว็บไซต์ล่ม

ลองนึกภาพบริษัทเทคโนโลยีที่เผชิญกับการที่เว็บไซต์ล่ม คนเข้าไม่ได้บ่อยครั้ง ซึ่งส่งผลเสียต่อประสบการณ์ของผู้ใช้และความพึงพอใจของลูกค้า

ปัญหา: การหยุดทำงานของเว็บไซต์บ่อยครั้ง

• ทำไมเว็บล่ม ?
  ตอบ: เซิร์ฟเวอร์ขัดข้อง
• เหตุใดเซิร์ฟเวอร์จึงขัดข้อง ?
  ตอบ: ทรัพยากรของเซิร์ฟเวอร์หมดลงเนื่องจากทราฟฟิกเพิ่มขึ้นอย่างกะทันหัน
• เหตุใดเซิร์ฟเวอร์จึงไม่สามารถจัดการกับทรัพยากรการใช้งานที่เพิ่มขึ้นได้ ?
  ตอบ: ความจุของเซิร์ฟเวอร์ไม่ได้ถูกปรับขนาดเพื่อรองรับการเพิ่มสูงขึ้นอย่างกระทันหัน
• เหตุใดเซิร์ฟเวอร์จึงไม่ขยายขนาดเพื่อรองรับทราฟฟิกที่เพิ่มขึ้น ?
  ตอบ: ไม่มีระบบปรับขนาดอัตโนมัติ การปรับขนาดทำได้ด้วยตนเอง
• ทำไมถึงไม่มีระบบปรับขนาดอัตโนมัติ ?
  ตอบ: ขณะนี้งบประมาณด้านไอทีของบริษัทไม่อนุญาตให้มีการติดตั้งโซลูชันการปรับขนาดอัตโนมัติ

เมื่อใช้การวิเคราะห์ 5 Whys จะเห็นได้ชัดว่าสาเหตุของการหยุดทำงานของเว็บไซต์คือการไม่มีระบบการปรับขนาดอัตโนมัติเนื่องจากข้อจำกัดด้านงบประมาณ การแก้ไขสาเหตุที่แท้จริงนี้โดยจัดสรรเงินใหม่เพื่อใช้การปรับขนาดอัตโนมัติอาจลดเวลาการหยุดทำงานของเว็บไซต์ได้อย่างมาก

ตัวอย่าง 5 Whys: เข้างานสายบ่อยๆ

• ทำไมคุณถึงมาสาย ?
  ตอบ: การจราจรติดขัด
• ทำไมการจราจรติดขัด ?
  ตอบ: มีอุบัติเหตุบนทางหลัก
• ทำไมถึงเกิดอุบัติเหตุ ?
  ตอบ: ถนนลื่นเพราะฝนตก
• ทำไมถนนลื่น ?
  ตอบ: ไม่ได้มีการปรับปรุงถนนเมื่อเร็วๆ นี้ ทำให้ไม่ปลอดภัยในช่วงฝนตก
• ทำไมไม่ปรับปรุงถนน ?
  ตอบ: ข้อจำกัดด้านงบประมาณทำให้การบำรุงรักษาถนนล่าช้า

จากการถามซ้ำๆ นี้ เราพบว่าต้นตอของการมาทำงานสายนั้นไม่ได้เป็นเพียงความโชคร้ายของการจราจรเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการบำรุงรักษาถนนที่ล่าช้าเนื่องจากข้อจำกัดด้านงบประมาณด้วย การแก้ไขปัญหาหลักนี้อาจนำไปสู่การมาทำงานตรงเวลามากขึ้น

ประโยชน์และข้อจำกัดของ 5 Whys

ประโยชน์

• สร้างความเข้าใจเชิงลึก: การวิเคราะห์ 5 Whys ส่งเสริมความเข้าใจที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้นของปัญหา ขุดไปถึงต้นตอ
• ประหยัดค่าใช้จ่าย: เป็นเทคนิคที่ง่ายและคุ้มค่าซึ่งใช้ทรัพยากรน้อยที่สุด
• แนวทางป้องกัน: การหาต้นต้อจะช่วยป้องกันปัญหาไม่ให้เกิดขึ้นซ้ำอีก
• ใช้ได้กับทุกเรื่อง: เทคนิคนี้มีความหลากหลายและสามารถนำไปใช้ในอุตสาหกรรมและสถานการณ์ต่างๆ

ข้อจำกัด

• ขึ้นอยู่กับแต่ละคน: การวิเคราะห์มีความขึ้นอยู่กับวิจารณญาณของแต่ละคนเป็นอย่างมาก ซึ่งอาจมี bias ปนอยู่
• จำกัดเมื่อเจอความซับซ้อน: ในระบบที่ซับซ้อน ปัญหาอาจมีหลายสาเหตุที่เชื่อมโยงกันซึ่ง 5 Whys อาจไม่สามารถครอบคลุมได้ทั้งหมด
• คำตอบแบบผิวๆ: หากไม่ดำเนินการอย่างเข้มงวด การวิเคราะห์อาจนำไปสู่คำตอบผิวเผินที่ไม่ได้ระบุถึงสาเหตุที่แท้จริง

การวิเคราะห์ 5 Whys ไม่ได้เป็นเพียงเครื่องมือสำหรับองค์กรหรือผู้เชี่ยวชาญเท่านั้น แต่ยังเป็นวิธีที่ใช้ได้จริงสำหรับทุกคนในการแยกวิเคราะห์ปัญหาและพัฒนาแนวทางแก้ไขที่มีประสิทธิภาพ ไม่ว่าคุณจะสงสัยว่าเหตุใด Wi-Fi ของคุณถึงช้า ต้นไม้ของคุณไม่โต หรือกิจวัตรตอนเช้าของคุณดูวุ่นวาย 5 Whys สามารถช่วยให้คุณค้นพบต้นตอของปัญหาได้