ระบบ ERP คืออะไร ? ข้อดี-ข้อเสีย และขั้นตอนการนำไปปรับใช้กับองค์กร

Enterprise Resource Planning (ERP) คือระบบซอฟต์แวร์ที่ช่วยองค์กรในการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ ระบบ ERP รวมฟังก์ชันต่างๆ ที่หลากหลาย รวมถึงการเงิน การบัญชี ทรัพยากรบุคคล การจัดการสินค้าคงคลัง การจัดซื้อ การผลิต การขาย และการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) ไว้ในฐานข้อมูลเดียวแบบรวมศูนย์ ระบบ ERP ได้รับการออกแบบมาเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพและประสิทธิผลของการดำเนินงานขององค์กรโดยกระบวนการอัตโนมัติและการวิเคราะห์ข้อมูลตามเวลาจริง

ประวัติของ ERP

ระบบ ERP ถือกำเนิดขึ้นครั้งแรกในทศวรรษที่ 1960 โดยเป็นระบบการวางแผนความต้องการวัสดุ (MRP) ซึ่งใช้ในการจัดการกระบวนการผลิต ระบบ MRP ได้รับการออกแบบมาเพื่อช่วยผู้ผลิตในการกำหนดปริมาณและระยะเวลาของวัสดุที่จำเป็นสำหรับการผลิต ในช่วงทศวรรษที่ 1980 ระบบ MRP ได้รับการขยายให้มีฟังก์ชันเพิ่มเติม เช่น การบัญชีและการเงิน ระบบที่ขยายตัวนี้เรียกว่า Manufacturing Resource Planning (MRP II)

ในปี 1990 ระบบ MRP II ได้รับการพัฒนาเพิ่มเติมเพื่อรวมฟังก์ชันเพิ่มเติม เช่น ทรัพยากรบุคคล การจัดการห่วงโซ่อุปทาน และการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ ระบบที่ขยายเหล่านี้เรียกว่าระบบ Enterprise Resource Planning (ERP) ตั้งแต่นั้นเป็นต้นมา ระบบ ERP มีการพัฒนาอย่างต่อเนื่องและปัจจุบันมีการใช้งานอย่างแพร่หลายในองค์กรทุกขนาดและในหลากหลายอุตสาหกรรม

ประโยชน์ของ ERP

• ข้อมูลแบบรวมศูนย์: ประโยชน์หลักของระบบ ERP คือมีฐานข้อมูลแบบรวมศูนย์ที่ทุกแผนกภายในองค์กรสามารถเข้าถึงได้ ซึ่งช่วยให้สามารถวิเคราะห์และรายงานข้อมูลแบบเรียลไทม์ ซึ่งสามารถปรับปรุงการตัดสินใจและเพิ่มผลผลิตได้
• ปรับปรุงประสิทธิภาพ: ระบบ ERP ทำให้กระบวนการทางธุรกิจหลายอย่างที่เคยดำเนินการด้วยตนเองเป็นแบบอัตโนมัติ สิ่งนี้สามารถนำไปสู่การปรับปรุงประสิทธิภาพและลดต้นทุน
• การบริการลูกค้าที่ได้รับการปรับปรุง: ระบบ ERP ให้ข้อมูลแบบเรียลไทม์เกี่ยวกับการโต้ตอบกับลูกค้า ซึ่งสามารถช่วยองค์กรปรับปรุงการบริการลูกค้าได้ ซึ่งรวมถึงการติดตามคำสั่งซื้อของลูกค้า การอัปเดตที่ทันท่วงที และการแก้ไขปัญหาของลูกค้าอย่างรวดเร็ว
• การจัดการสินค้าคงคลังที่ดีขึ้น: ระบบ ERP ให้ข้อมูลแบบเรียลไทม์เกี่ยวกับระดับสินค้าคงคลัง ซึ่งสามารถช่วยองค์กรเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการจัดการสินค้าคงคลังได้ ซึ่งรวมถึงการติดตามระดับสินค้าคงคลัง การระบุสินค้าที่เคลื่อนไหวช้า และการจัดลำดับสินค้าใหม่ตามความจำเป็น
• การจัดการทางการเงินที่ดีขึ้น: ระบบ ERP ให้ข้อมูลแบบเรียลไทม์เกี่ยวกับประสิทธิภาพทางการเงิน ซึ่งสามารถช่วยองค์กรในการปรับปรุงกระบวนการจัดการทางการเงินของพวกเขา ซึ่งรวมถึงการติดตามรายได้และค่าใช้จ่าย การจัดการบัญชีเจ้าหนี้และลูกหนี้ และการสร้างรายงานทางการเงิน

ความท้าทาย ERP

• ค่าใช้จ่าย: การติดตั้งระบบ ERP อาจมีราคาแพง โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง ค่าใช้จ่ายของตัวระบบเอง ตลอดจนค่าใช้จ่ายในการดำเนินการ การปรับแต่ง และการฝึกอบรม อาจเป็นการลงทุนที่สำคัญสำหรับองค์กร
• ความซับซ้อน: ระบบ ERP มีความซับซ้อนและต้องการความเชี่ยวชาญระดับสูงในการดำเนินการและบำรุงรักษา นี่อาจเป็นเรื่องท้าทายสำหรับองค์กรที่ไม่มีความเชี่ยวชาญในการจัดการระบบ
• การต่อต้านการเปลี่ยนแปลง: การนำระบบ ERP มาใช้มักจะต้องมีการเปลี่ยนแปลงกระบวนการทางธุรกิจขององค์กร ซึ่งอาจพบกับการต่อต้านจากพนักงานที่เคยชินกับการทำงานในลักษณะใดลักษณะหนึ่ง
• การรวมเข้ากับระบบเดิม: ระบบ ERP มักจำเป็นต้องรวมเข้ากับระบบเดิมที่มีอยู่ ซึ่งอาจเป็นเรื่องท้าทายเนื่องจากความแตกต่างในโครงสร้างข้อมูลและกระบวนการทางธุรกิจ
• คุณภาพของข้อมูล: ระบบ ERP อาศัยข้อมูลที่ถูกต้องและสอดคล้องกันเพื่อให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ หากข้อมูลมีคุณภาพต่ำหรือไม่สอดคล้องกัน อาจนำไปสู่ข้อผิดพลาดและความไร้ประสิทธิภาพในระบบได้

การใช้งาน ERP

• การวางแผน: ขั้นตอนแรกในการนำระบบ ERP ไปใช้คือการวางแผนขั้นตอน ซึ่งรวมถึงการระบุกระบวนการทางธุรกิจที่จะได้รับผลกระทบจากระบบ ERP กำหนดขอบเขตของโครงการ และกำหนดระยะเวลาและงบประมาณของโครงการ
• การรวบรวมความต้องการ: ขั้นตอนต่อไปคือการรวบรวมข้อกำหนดสำหรับระบบ ERP ซึ่งรวมถึงการระบุคุณสมบัติและฟังก์ชันเฉพาะที่จำเป็น ตลอดจนการปรับแต่งใดๆ ที่อาจจำเป็น
• การเลือกผู้ขาย: เมื่อรวบรวมความต้องการแล้ว องค์กรสามารถเริ่มกระบวนการเลือกผู้ขาย ERP ได้ ซึ่งรวมถึงการประเมินผู้ขายรายต่างๆ ตามความสามารถ ต้นทุน และบริการสนับสนุน
• การกำหนดค่าและการปรับแต่ง: เมื่อเลือกผู้ขายแล้ว ระบบ ERP จะต้องได้รับการกำหนดค่าและปรับแต่งให้ตรงกับความต้องการเฉพาะขององค์กร ซึ่งรวมถึงการกำหนดเวิร์กโฟลว์ การตั้งค่าฐานข้อมูล และการกำหนดค่าระบบให้ตรงกับกระบวนการทางธุรกิจขององค์กร
• การย้ายข้อมูล: หลังจากที่ระบบได้รับการกำหนดค่าและปรับแต่งแล้ว องค์กรจะต้องย้ายข้อมูลไปยังระบบใหม่ ซึ่งรวมถึงการถ่ายโอนข้อมูลจากระบบเก่าไปยังระบบใหม่ ตลอดจนการตรวจสอบและทดสอบข้อมูลเพื่อให้แน่ใจว่าถูกต้อง
• การฝึกอบรม: เมื่อย้ายข้อมูลแล้ว องค์กรต้องฝึกอบรมพนักงานเกี่ยวกับวิธีใช้ระบบ ERP ใหม่ ซึ่งรวมถึงการให้การฝึกอบรมเกี่ยวกับคุณลักษณะและฟังก์ชันต่างๆ ของระบบ ตลอดจนวิธีการใช้ระบบเพื่อทำหน้าที่เฉพาะของตน
• เริ่มใช้งาน: ขั้นตอนสุดท้ายในกระบวนการติดตั้ง ERP คือเริ่มใช้งานระบบใหม่ สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับการปรับใช้ระบบใหม่กับองค์กรและทำให้พนักงานทุกคนสามารถใช้งานได้ ในระหว่างขั้นตอนนี้ สิ่งสำคัญคือต้องตรวจสอบระบบอย่างใกล้ชิดเพื่อหาปัญหาหรือข้อผิดพลาดใดๆ และให้การสนับสนุนแก่ผู้ใช้ที่อาจพบปัญหา

ระบบ ERP เป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับองค์กรที่ต้องการปรับปรุงประสิทธิภาพและประสิทธิผลของการดำเนินงาน พวกเขาจัดเตรียมฐานข้อมูลส่วนกลางที่ทุกแผนกสามารถเข้าถึงได้ ทำให้กระบวนการทางธุรกิจจำนวนมากเป็นไปโดยอัตโนมัติ และให้การวิเคราะห์และการรายงานข้อมูลตามเวลาจริง การนำระบบ ERP ไปใช้อาจเป็นกระบวนการที่ซับซ้อน แต่หากทำอย่างถูกต้อง จะก่อให้เกิดประโยชน์อย่างมากต่อองค์กร สิ่งสำคัญคือต้องวางแผนอย่างรอบคอบและจัดการขั้นตอนการนำไปใช้งาน และจัดให้มีการฝึกอบรมและการสนับสนุนแก่พนักงานเพื่อให้แน่ใจว่าการปรับใช้จะประสบความสำเร็จ แม้ว่าจะมีความท้าทายที่เกี่ยวข้องกับการนำระบบ ERP มาใช้ ประโยชน์ที่ได้รับอาจมีมากกว่าค่าใช้จ่าย โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับองค์กรที่ต้องการคงความสามารถในการแข่งขันในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วในปัจจุบัน